10.1 Regler och principer för rapportering

Av Stockholms universitets beslut om studiedokumentation (Dnr 40-2635-05) framkommer bl.a. att uppgifter om studenters studieresultat och betyg ska dokumenteras i Ladok. Uppgifter ska lämnas in utan onödigt dröjsmål. Av de riktlinjer som vidare finns vid universitetet finns en rekommendation om att bedömningarna ska vara klara inom 15 arbetsdagar från inlämning av examination och minimum två veckor före datum för omtentamen.

Underlag för rapportering ska vara underskrivna av examinator och får inte skickas via e-post. Efter det att kursadministratör har fått underskrivet rapporteringsunderlag, läggs en arkivlista i examinators fack som också måste skrivas under för att studenternas poäng ska kunna läggas in definitivt. Detta är den kontrollåtgärd som finns för examinator att de båda underlagen överensstämmer med varandra. Felaktigt inrapporterade betyg till studenters nackdel måste korrigeras, felaktigt inrapporterade betyg till studenters fördel får inte korrigeras. Detta regleras i Förvaltningslagen.

10.2 Rutiner för rapportering

Eftersom studenter hör av sig till kursadministratörerna eller kursansvarig då tre veckor har gått, rekommenderas att rapporteringsunderlagen bör vara kursadministratörerna tillhanda 12 dagar efter inlämning av examination. Detta gör att studenterna kan räkna med att ha sitt resultat inrapporterat  i Ladok inom tre veckor.

  • Rapporteringsunderlag underskrivet av examinator läggs i kursadministratörs fack senast 12 dagar efter inlämnade examinationer. Betygsdatum är samma datum som examinationstillfället. Då examinationsdatum infaller före kursens sista vecka, sätts betygsdatum på kursens sista dag.
  • Examinator ansvarar för att meddela icke-godkända studenter minst två veckor före tidpunkt för omtentamen, så att de kan förbereda sig och anmäla sig till omtentamen.
  • Arkivlista läggs för underskrift i examinators fack och ska vara underskrivet innan betyg läggs in i Ladok
  • Slutligt resultat läggs in i Ladok.
  • Sammanräkning av betyg på hel kurs regleras av kursplanen. Resultatlistor ska inte skickas med post då de innehåller personuppgifter.

10.3 Särskilda rutiner vid halvårs- och årsskiften

Det är viktigt att studenters resultat rapporteras in inom innevarande termin.

  • Använd examinationstillfället som betygsdatum. Studenter som inte får sina poäng rapporterade samma termin kan få problem med studiestöd.
  • Då terminsindelningen inte överensstämmer med vårt ekonomiska verksamhetsår är det av yttersta vikt att ta hänsyn till årsskiften. Resultat som har ett betygsdatum före ett årsskifte måste senast rapporteras in första veckan i januari efterföljande år för att vi ska få ekonomisk ersättning. Annars får vi ingen ersättning alls för dessa studentprestationer.
  • Sista dag för inrapportering för att resultatet ska komma med i delbokslutet är 30 juni.
  • Kursadministrationen meddelar sista inlämningsdag av rättningsprotokoll och arkivlistor inför sommaren.