All representation ska godkännas i förväg av prefekten eller motsvarande och du ansöker om representation genom att fylla i blanketten:
Ansökan om representation rev 2017-03-30 (111 Kb)
Lämna ifylld blankett senast 4 veckor innan planerat representationstillfälle.

Det är först efter att ledningen meddelat att din ansökan om representation beviljats som du kan gå vidare med bokning av eventuell restaurang eller upphandlad konferensanläggning.

Om din ansökan istället avser inköp av gåvor så måste du maila din beställning av universitetets profilprodukter till institutionens servicegrupp (service@edu.su.se).

 

Extern representation

Extern representation, dvs när man representerar mot personer som inte är anställda vid Stockholms universitet, får enbart ske i samband med händelser av särskild betydelse, som exempelvis när ett viktigt samarbetsavtal tecknas eller vid besök från utländska samarbetspartners inom ett projekt. Extern representation ska utövas återhållsamt och Rektor har beslutat att beloppsgränsen vid extern representation är 700 kr inkl moms per person och tillfälle.

 

Viktiga saker att tänka på vid extern representation:

  • Antalet deltagare som representerar institutionen får inte överstiga antalet externa representanter. Minst hälften av alla deltagare måste vara externa, dvs inte anställda vid Stockholms universitet.
  • Representation ska inte återkommande riktas till samma person eller grupp.
  • Representationen får inte vara lyxbetonad och får inte innehålla alkohol. Om någon deltagare vill beställa alkoholhaltig dryck måste detta bekostas av deltagaren själv och får under inga omständigheter faktureras institutionen.
  • Representation får inte ske i hemmet utan enbart i institutionens lokaler, vid en upphandlad konferensanläggning eller på restaurang.
  • Institutionen ersätter inte dricks förutom vid representation utomlands där det finns en stark tradition att lämna dricks.

Dessa regler och riktlinjer gäller även om kostnaden ska belasta ett projekt.

Om kostnaden för måltiden faktureras institutionen så ska fakturan ställas till:

Stockholms universitet

Postbox 50741

202 70 Malmö

Be leverantören skriva följande text i referensfältet på fakturan: 306 samt ditt namn som beställare OBS! Referensen får inte skrivas i fakturaadressen utan ska enbart stå i referensfältet på fakturan annars blir det problem vid inscanningen av fakturan.

Ibland behövs även information om Stockholms universitets organisationsnummer som är 202100-3062.

Om du istället själv betalat restaurangnotan ersätts kostnaden genom att du skapar ett utläggsärende i Primula. Läs mer om detta under Utlägg.

 

Intern representation

Med intern representation menas de måltider och aktiviteter som sker i samband med att ledningen representerar mot institutionens anställda och forskarstudenter.

 

Exempel på intern representation är:

  • Personalfest (får ske max 2 ggr per år)
  • Informationsmöte för anställda (envägskommunikationsmöte från ledningen)
  • Konferenser, internat och interna kurser (om t ex budgetering, personalfrågor, etc)

Om en avdelning vid institutionen önskar åka på konferens ska man ansöka om detta genom att lämna in ifylld blankett till ekonomi_personal fack på plan 6 senast 4 veckor innan planerat konferensdatum.

 

Viktiga saker att tänka på vid konferenser:

  • Endast upphandlade konferensanläggningar får bokas (du finner dessa på avropa.se)
  • Konferenstiden skar utgöra minst 6 timmar per hel dag.
  • Ett detaljerat konferensprogram ska bifogas ansökan.
  • Normal konferensmat ska väljas och ingen alkohol bekostas av institutionen (sedan 2010 har institutionen en NOLL-alkoholpolicy)
  • Institutionen ersätter inte dricks.

Alla övriga måltider som inte ingår som en del av en konferens eller vid intern/extern representation betraktas som kostförmån och är en skattepliktig förmån för deltagaren. Exempel på detta är arbetsluncher som enligt rektorsbeslut ska undvikas.

Styrdokument: ”Riktlinjer för representation och gåvor m m vid Stockholms universitet” (Dnr SU FV 1.1.2-1757-14) enligt rektorsbeslut från 2014-06-05.