För att underlätta för lärare, forskare och institutionen behöver vi på ekonomi, projektekonom och ekonomiansvarig, bli inkopplade på ett tidigt stadie när du ska söka medel. Dels för att granska avtalet/överenskommelsen innan signeringsprocessen påbörjas, men även för att se till att en korrekt budget görs och alla kostnader kommer med. Ni kan se det som en hjälp för er men också en kontroll så att allt går rätt till. Oftast är det inga problem med avtal förrän en tvist uppstår och då är det bra att vi har allt så korrekt som möjligt.

Styrdokument : Rutiner för avtalsarbete vid Stockholms universitet
(dnr SU FV 1.1.2-1262-16) från 2016-04-21

 

Ansökan vid bidragsmedel (ex VR, Forte, Wallenberg mm)

  • Innan en ansökan kan skickas in måste du få din budget godkänd av projektekonom eller ekonomiansvarig. Budget ska, efter godkännande och prefekts underskrift, lämnas tillsammans med en kopia av ansökan till institutionssekreterare för registrering i diariet.
  • Vi hjälper gärna till med att upprätta en budget åt dig. Vi kan sitta ner tillsammans eller ta det via mail.
  • När du får ett jakande eller nekande besked, ska även detta brev till diariet (institutionssekreterare).
  • När förhoppningsvis kontraktet sedan kommer ska det omgående till projektekonomen som öppnar ett projekt och hämtar projektmedel. Du får sedan en kopia av kontraktet samt projektnummer och projektet är klart att användas.

 

Uppdragsutbildning och Uppdragsforskning (ex Skolverket)

  • När du får en förfrågan om ett uppdrag, ta först kontakt med respektive studierektor för att se om det finns en möjlighet och intresse att uppdraget genomförs.
  • I samband med att du tar upp en diskussion med uppdragsgivaren, ta kontakt med projektekonomen för en hjälp och genomgång av budget och granskning av avtal. När du fått ett ok på att både avtal och budget kan det undertecknas av respektive projektledare och lämnas sedan till projektekonomen som ombesörjer prefektunderskrift, diarieföring och öppning av projekt. Du får sedan en kopia på avtalet och budget med projektnummer noterat.
  • Överenskommelser på över 250.000:- ska även till fakulteten för granskning (inkl budget och ev kursplan) innan de skrivs under av respektive. När det är klart ska det upp på rektorsföredragning som sker varje torsdag. Detta får du hjälp med av projektekonomen.
  • Även kontrakt på 5.000.000:- och över ska upp till Rektorsföredragning, men dessa behöver inte granskas utan det är mera för signering.
  • Meddela respektive studierektor så att den tid ni gör i projektet kommer med i bemanningsplaneringen.